INFORMATIVA PRIVACY CLIENTI E FORNITORI Informativa ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 13, Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) La informiamo che, per l'instaurazione e l’esecuzione dei rapporti contrattuali in corso, la nostra società è in possesso di dati a Lei relativi, acquisiti anche verbalmente direttamente o tramite terzi, qualificati come personali dal d.lgs. 196/2003 (Codice Privacy). La legge in oggetto prevede innanzitutto che chi effettua trattamenti di dati personali è tenuto ad informare il soggetto interessato su quali dati vengano trattati e su taluni elementi qualificanti il trattamento. Esso deve inoltre avvenire con correttezza liceità e trasparenza, tutelando la tua riservatezza e i tuoi diritti. In ossequio a tale norma Le forniamo le seguenti informazioni: 1. AMBITO DI VALIDITA' DELL’INFORMATIVA La presente informativa è valida per tutti i trattamenti effettuati dal titolare inerenti la gestione della propria attività economica e delle informazioni che durante questa attività vengono raccolte. 2. NATURA DEI DATI TRATTATI Trattiamo i Suoi dati anagrafici e fiscali, i dati di natura economica necessari per lo svolgimento dei rapporti contrattuali in essere o futuri, nonché l’indirizzo di posta elettronica che Le viene richiesto e/o fornito all’atto del primo acquisto di un nostro servizio. on siamo in possesso di alcun Suo dato qualificabile come sensibile (art. 4 comma d) d.lgs. 196/03) o di natura giudiziaria (art. 4 comma e) d.lgs. 196/03). Dati trattati: • Attività economiche, commerciali, finanziarie e assicurative (dati contabili, ordini, buoni di spedizione, fatture, articoli, prodotti, servizi, contratti, accordi transazioni, identificativi finanziari) • Nominativo, indirizzo o altri elementi di identificazione (ragione sociale, indirizzo di lavoro, indirizzo sede legale, numero di telefono, di telefax o di posta elettronica, codice fiscale, partita iva) • Indirizzi IP • Dati relativi al traffico riguardanti utenti e/o abbonati 3. MODALITA' DI RACCOLTA E ORGANIZZAZIONE DEI DATI I dati oggetto del trattamento sono raccolti nei seguenti modi: • Organizzazione in banche dati in forma prevalentemente automatizzata • Raccolta di dati mediante strumenti elettronici • Raccolta dei dati presso l'interessato • Raccolta di dati da atti e documenti pubblici conoscibili da chiunque 4. FINALITA' DEL TRATTAMENTO Per finalità del trattamento si intende il motivo, lo scopo per cui sono raccolti i dati. A seconda di tali finalità in certi casi è necessario ottenere il Suo preventivo consenso per poter procedere alla raccolta e al loro successivo trattamento. Nel caso Lei ne abbia necessità, essi verranno dettagliatamente indicati in un modulo di richiesta del consenso con cui potrà liberamente concederlo per tutti o solo per alcuni. 4.1 Finalità per cui non è necessario il consenso • I dati vengono trattati in relazione alle esigenze contrattuali ed ai conseguenti adempimenti degli obblighi legali e fiscali, nonché per consentire una efficace gestione dei rapporti finanziari e commerciali. I dati verranno trattati per tutta la durata del rapporto contrattuale ed anche successivamente, per l'espletamento di obblighi di legge e per finalità amministrative e commerciali. • Trattamenti di dati di esercenti attività economiche (imprese, ditte individuali, ecc.) finalizzati ad invio di materiale promozionale, per il compimento di ricerche di mercato o di direct marketing con sistemi tradizionali (posta, cataloghi, depliants). • Utilizzo dell'indirizzo di posta elettronica che ci hai rilasciato all'atto del primo acquisto per finalità di promozione diretta di analoghi servizi. 4.2 Finalità per cui è necessario il consenso • Trattamenti di dati riguardanti esercenti attività economiche (imprese, ditte individuali, ecc.) finalizzati ad invio di materiale promozionale, per il compimento di ricerche di mercato o di direct marketing con sistemi elettronici (sistemi automatizzati di chiamata senza l'intervento dell'operatore, fax, posta elettronica, MMS, SMS, comunicazioni elettroniche di altro tipo). • Trattamenti di dati riguardanti privati finalizzati ad invio di materiale promozionale, per il compimento di ricerche di mercato o di direct marketing. Di seguito si riportano in sintesi le finalità per cui sono usati i Suoi dati: • Adempimenti di obblighi fiscali o contabili; • Programmazione delle attività (pianificazione e monitoraggio dei compiti, del volume di lavoro e delle prestazioni lavorative); • Gestione della clientela (amministrazione dei clienti, amministrazione dei contratti, ordini, spedizioni e fatture, controllo dell'affidabilità e solvibilità); • Gestione dei fornitori (amministrazione dei fornitori, amministrazione dei contratti, ordini, arrivi e fatture, selezioni in rapporto alle necessità dell'impresa); • Gestione del contenzioso (inadempimenti contrattuali, diffide, transazioni, recupero crediti, arbitrati, controversie giudiziarie); • Servizi di controllo interno (della sicurezza, della produttività, della qualità dei servizi, dell'integrità del patrimonio); • Vendita, direct marketing ecc. con sistemi tradizionali: corrispondenza, cataloghi, depliants o per telefono con intervento di un operatore; • Vendita, direct marketing ecc. con sistemi non tradizionali: telefono senza l'intervento di un operatore, fax, posta elettronica, MMS, SMS o comunicazioni elettroniche di altro tipo; • Marketing (analisi ed indagini di mercato); • Rilevazione del grado di soddisfazione della clientela; • Registrazione degli identificativi di sessione; • Trattamento dati relativi al traffico per l'accertamento di frodi 5. MODALITA' DEL TRATTAMENTO Il trattamento dei dati avviene in forma prevalentemente automatizzata mediante l'utilizzo di strumenti e procedure idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza, anche durante l'impiego di mezzi tecnologicamente più evoluti come internet. I trattamenti vengono effettuati con l’ausilio dei seguenti supporti: - supporto cartaceo - supporto elettronico Il trattamento potrà comprendere tutte le operazioni o complesso di operazioni di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, cancellazione, distruzione dei dati come previsto dall'art. 4, comma 1, lett. a, e necessarie al trattamento in questione, ivi inclusa la comunicazione e diffusione nei confronti dei soggetti come specificato nella relativa sezione della presente informativa. Tali dati, inoltre, saranno: • Trattati in modo lecito e secondo correttezza • Raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini non incompatibili con tali scopi • Esatti e, se necessario, aggiornati • Pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati; • Conservati in una forma che consenta l'identificazione dell'interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati • In ogni modo trattati come previsto dall'art. 11 D.Lgs. 196/03 Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. 6. AFFIDAMENTO A TERZI DI ALCUNE OPERAZIONI DI TRATTAMENTO I dati oggetto della presente informativa potranno essere affidati a terzi incaricati e/o responsabili del trattamento. Intendendo con tale termine l'affidamento di intere operazioni di trattamento e gestione dei dati (es.tenuta della contabilità, elaborazione paghe ecc.). 7. SICUREZZA DEI DATI PERSONALI I dati personali sono protetti dall'accesso, utilizzo o divulgazione non autorizzati. A tali dati può accedere solo il nostro personale incaricato dotato di proprie credenziali di autenticazione, e sono state applicate tutte le procedure di sicurezza necessarie a proteggerli da violazioni da parte di personale non autorizzato, sia localmente che in rete. Tutti i dati personali che ci vengono forniti sono, infatti, conservati in un ambiente sicuro e controllato. A tal fine sono stati predisposti processi fisici, elettronici e organizzativi per salvaguardare e proteggere le informazioni raccolte. 8. OBBLIGO O FACOLTA’ DI CONFERIRE I DATI Il conferimento dei dati necessari per adempiere agli obblighi previsti da leggi (es. dati anagrafici per la fatturazione), da regolamenti e dalla normativa comunitaria, ovvero da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo, è obbligatorio. Il loro mancato conferimento comporta l'impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto, nei limiti in cui tali dati sono necessari all'esecuzione dello stesso. Per quanto riguarda gli altri dati, il loro conferimento è facoltativo. Il loro mancato ottenimento sarà da noi valutato di volta in volta e determinerà le conseguenti decisioni, rapportate all'importanza per la nostra organizzazione dei dati richiesti e non conferiti. 9. CONDIVISIONE DELLE INFORMAZIONI I dati personali raccolti non vengono venduti, commercializzati. Qualora se ne possa verificare la necessità, verrà richiesto il consenso degli interessati. I dati personali possono essere comunicati e/o diffusi come specificato al punto “comunicazione e diffusione”. 10. COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE I Suoi dati non verranno da noi diffusi, con tale termine intendendosi il darne conoscenza a soggetti indeterminati in qualunque modo, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione. I Suoi dati potranno da noi essere comunicati, con tale termine intendendosi il darne conoscenza ad uno o più soggetti determinati, nei seguenti termini: • soggetti privati; • persone giuridiche, società di persone o di capitali, imprese individuali; • clienti e/o utenti; • società fornitrici di software e hardware; • fornitori di servizi di comunicazione elettronica; • produttori di strumenti elettronici; • banche; • assicurazioni; • enti locali (comuni e province); • enti pubblici non economici; • enti pubblici economici; • forze di polizia; • autorità giudiziaria; • uffici giudiziari; Inoltre, possono essere comunicati a: • soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme; • messa a disposizione degli archivi, in cui sono memorizzati anche i suoi dati, ai manutentori del nostro sistema informativo e/o dei software da noi in uso, in caso di loro guasti o problemi alla sicurezza dei trattamenti, per il tempo strettamente necessario al ripristino delle funzionalità; • soggetti che hanno necessità di accedere ai Suoi dati per finalità ausiliare al rapporto che intercorre tra te e noi, nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti ausiliari (si citano a titolo indicativo gli istituti di credito, gli spedizionieri ecc.); • soggetti nostri consulenti, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico presso la nostra società, previo nostra lettera di incarico che imponga il dovere di riservatezza e sicurezza; • società esterne cui affidiamo talune operazioni di trattamento come specificato al punto 6; • nostri responsabili del trattamento anche ai fini della sicurezza, i cui nominativi sono riportati nella sezione "Titolare e responsabili" della presente informativa; • alle seguenti categorie di soggetti che possono venire a conoscenza dei Suoi dati, in qualità di responsabili o incaricati del trattamento, nominati dalla scrivente titolare del trattamento: dirigenti, amministratori e sindaci, uffici di segreteria interni, addetti alla contabilità e alla fatturazione, addetti alla commercializzazione dei servizi/prodotti, addetti all'assistenza tecnica dei clienti. 11. AMMINISTRATORI DI SISTEMA Ai sensi del provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 27 novembre 2008, recepito nella Gazzetta Ufficiale. n. 300 del 24 dicembre 2008, è stato nominato “Amministratore del sistema” il sig. Martinelli Alessandro, i compiti dell’amministratore consistono in: assicurare la custodia delle credenziali per la gestione dei sistemi di autenticazione e di autorizzazione in uso in azienda; predisporre e rendere funzionanti le copie di sicurezza (operazioni di backup e recovery) dei dati e delle applicazioni; predisporre sistemi idonei alla registrazione degli accessi logici (autenticazione informatica) ai sistemi di elaborazione e agli archivi elettronici 12. I SUOI DIRITTI I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell'esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l’origine, verificarne l'esattezza o chiederne l'integrazione o l'aggiornamento oppure la rettificazione ai sensi dell’art. 7 del D.lg. 196/03. Ai sensi del medesimo articolo si ha il diritto di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché di opporsi: • per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; • in ogni caso al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. Per esercitare tali diritti puoi rivolgerti al responsabile, da noi all'uopo nominato ai sensi dell'articolo 13 lettera f) D.Lgs. 196/03, nella persona del sig. Alessandro Martinelli, reperibile all'indirizzo postale presso la sede della nostra società o tramite e-mail all'indirizzo info@hufu.it. 13. TITOLARE E RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO Titolare del trattamento Gold & Service s.a.s di Martinelli e C. Sede legale , via Carlo Goldoni , n. 02, 80029 Sant’Antimo, Napoli L'elenco completo di tutti i responsabili per il trattamento dei dati personali, da noi nominati, è facilmente reperibile contattando il Responsabile all'accesso ai dati indicato al punto 11 del presente documento. Gold & Service s.a.s. si riserva il diritto di modificare, in qualsiasi momento, la presente privacy policy anche in virtù dell'entrata in vigore di nuove normative di settore. Ultimo aggiornamento 08 Novembre 2010